印刷機レンタル導入後のメンテナンスについて

あると便利な大型印刷機。しかし、本格的なものを導入しようと思うと数百万単位で資金が動くことになります。そこで最近では、年間契約などでレンタルを行う業者も増えています。もちろん、印刷機とはいえレンタル品なので自社資産にはなりません。そうなると、故障の際などの修理の定義があいまいになる危険性があります。 レンタルの際は、どの程度までが料金に含まれるのか、事前に確認しておくことをお勧めします。印刷機を扱う上では、インクや備品など様々な資材が必要になります。消耗品の購入はどちらにつくのか、こちらに落ち度の考えられない自然摩耗による修理はどうなるのか、など細かいところまで取り決めておく必要があります。定期的なメンテナンスや補修点検は料金内という場合が多いですが、訪問周期や回数などもあらかじめ書面などで確認しておくといいでしょう。決まった日取りで訪問があるのか、呼ばなければ基本来ないのか、業者によっても違うはずです。 また、印刷機はデリケートなものも多く、毎日の洗浄などが必要なこともあります。そのように日常的に行う作業がある場合は、レンタル時にきちんとレクチャーしてもらうようにしましょう。可能ならば、講習会などを開くと安心です。自社で基本的なメンテナイスが出来るようにしておけば、余分な経費を削減できますし、故障にもいち早く気づくことが出来ます。 また、ものによってはリースといって一定期間以上支払いを行えばそのまま買取れる場合もあります。契約の際に確認しておくといいですね。

レンタル印刷機導入までの流れ

一般的に、オフィスで使用する機器類は、各企業が購入するものです。しかし、低価格の備品や消耗品などとは異なり、印刷機のような大型機器は、非常に高額になる商品であるため、新品で購入しようとすると、相当な費用がかかってしまいます。1台だけ用意すればよいものであれば、購入することもありますが、たいていの場合は複数台を用意しなければならないため、購入することは困難な場合が多いのです。 たいていの企業では、印刷機を取り扱っている業者と契約を締結して、レンタルのサービスを利用しています。業者によって、借りる際の条件・料金などが異なっているため、複数の業者を比較してから決めることが大切です。印刷機を借りるに当たっては、業者が定めている手続きの流れに従って行動しなければなりません。詳細な部分まで確認した上で、レンタルの交渉を進めていくことになります。 どの業者から借りる場合であっても、まずは申し込みをしなければ始まりません。申し込みの方法は、電話連絡、インターネット上のウェブサイトなど、業者ごとに決められています。申し込みを行った後、要望や使用環境などの詳細を業者に伝えて、適切な印刷機を決めることになります。本格的な契約に入る前に、料金の見積りを出してもらうことが大切です。相場と比較して、高すぎないかを確認します。 具体的な条件などがまとまったら、印刷機の導入を行い、オフィスで使用することが可能になります。

印刷機をレンタルする際の機種の選び方

印刷機をレンタルする際、どのような機種を選べばいいのかというのは、状況によって変わってきます。 まず、「環境」。 オフィスが狭いのであれば、複合機を選びましょう。 1台に様々な機能が搭載されているため、あまりスペースをとりません。 次に、「用紙のサイズ」。 一般的なオフィスであれば、A3・A4・B4・B5の4種類で間に合いますが、A1・A2などの特殊な大きさの用紙を使うのであれば、それに対応した印刷機を選ぶ必要があります。

そして、「コピー速度」。 印刷機には、「低速機」「中速機」「高速機」という3種類の速度がありますが、これらは事務作業においてストレスの原因になりえます。 基本的に、速いほうが仕事の効率も上がりますし、耐久性も高くなっています。 コピー速度については、「月にどれだけの枚数を印刷するか」を基準に選びましょう。 月間の枚数が1,000枚以下であれば低速機、1,000~3,000枚であれば中速機、3,000枚以上であれば高速機がお勧めです。

ただし、速くなるにつれて価格も上がるので、枚数は多いが印刷する人数も多いという場合は、中速機を複数導入するほうがよいでしょう。 さらに、「予算」。 当然ながら印刷機にも相場はありますが、ある程度の相場を調べたうえで予算を組むべきであり、予算を決めてから機種を選ぶという方法はお勧めしません。 将来の経費が分かりづらく、却って損をしてしまうおそれもあります。 以上の点に注意して、レンタルを導入しましょう。